Upute i napomene za postupke legalizacije isprava radi njihove upotrebe u inozemstvu

Nadovjera isprava radi upotrebe u inozemstvu (legalizacija) potrebna je u onom slučaju kada korisnik ima namjeru isprave  koje vrijede i izdane su od strane nadležnih tijela na teritoriju jedne države (izvadci iz matičnih knjiga, podaci iz registara, evidencije, potvrde, punomoći, diplome, ovjerene preslike,...) koristiti pred nadležnim tijelom na teritoriju druge države radi ostvarivanja nekog prava odnosno ispunjenja obveze.
 
Ovdje opreza radi napominjemo kako ovim uputama i napomenama nisu obuhvaćeni postupci priznanja sudskih odluka i presuda sudova Republike Hrvatske na teritoriju drugih država.
 
Postupak legalizacije takvih isprava je uređen na tri različita načina koji su propisani posebnim propisima, a to su:

a) prema odredbama Zakona o legalizaciji isprava u međunarodnom prometu („Narodne novine“ broj 53/1991) - „puna legalizacija“,

b) prema odredbama Haške konvencije o ukidanju potrebe legalizacije stranih javnih isprava od 05. listopada 1961. ("Narodne novine" - Međunarodni ugovori, broj: 4/94) - legalizacija isprava potvrdom Apostille i

c) prema odredbama Uredbe (EU) 2016/1191 Europskog parlamenta i Vijeća od 6. srpnja 2016. o promicanju slobodnog kretanja građana pojednostavnjenjem zahtjevâ za predočavanje određenih javnih isprava u Europskoj uniji i o izmjeni Uredbe (EU) br. 1024/2012 - za države članice Europske unije

 
Nadalje, isprave mogu biti i oslobođene od legalizacije odnosno nije potrebno provoditi dodatnu nadovjeru potpisa službenika i pečata tijela koje je ispravu izdalo/ovjerilo u onim slučajevima u kojima Republika Hrvatska ima sa odnosnim državama sklopljene i na snazi dvostrane ugovore koji propisuju takvo oslobođenje.
 
Popis država za koje nije potrebno provoditi postupak legalizacije isprava nalazi se u nastavku pod točkom V.
 

a) Postupak „pune legalizacije“ isprava je postupak koji se provodi u onim slučajevima u kojima je potrebno nadovjeriti isprave izdane u Republici Hrvatskoj radi njihove upotrebe u državi koja nije članica spomenute Konvencije iz 1961 o Apostille-u te u onoj državi sa kojom Republika Hrvatska nema na snazi dvostrani sporazum kojim je takva nadovjera isključena kao i u slučaju ukoliko te isprave nisu obuhvaćene navedenom Uredbom.

 
Postupak „pune legalizacije“ je opisan pod točkom I. u nastavku.
 

b) Postupak legalizacije isprava potvrdom Apostille je pojednostavljeni postupak nadovjere isprava koji se provodi sukladno odredbama spomenute Konvencije iz 1961. o Apostille-u te se može provesti samo u odnosu na one države koje su, kao i Republika Hrvatska, članice navedene Konvencije.

 
Postupak legalizacije isprava potvrdom Apostille, kao i popis država članica te Konvencije, nalazi se u nastavku pod točkom II. i VI.
 

c) Spomenuta Uredba 2016/1191 propisuje potpuno oslobođenje od legalizacije u njoj navedenih isprava koje izdaju određena nadležna tijela svake države članice te takvo oslobođenje vrijedi samo na teritoriju Europske unije i između tijela država članica Europske unije.

 
Napomene vezane za primjenu Uredbe nalaze se u nastavku pod točkom III.
 
 
I. Postupak legalizacije isprava sukladno odredbama Zakona o legalizaciji isprava u međunarodnom prometu („Narodne novine“ broj 53/1991) - „Puna legalizacija“; 
 

1. Nakon izvršene ovjere potpisa kod javnog bilježnika (punomoći, preslike,...), ovjere izdane isprave od strane nadležnog tijela Republike Hrvatske (matični uredi, fakulteti,...) ili ovjere prijevoda od strane sudskog tumača potrebno je takve isprave nadovjeriti kod mjesno nadležnog općinskog suda u Republici Hrvatskoj kod kojeg  je deponiran potpis službenika/ovlaštene osobe koja je ispravu ovjerila svojim potpisom i pečatom tog tijela,

2. zatim potrebno je nakon nadovjere isprave kod općinskog suda u Republici Hrvatskoj nadovjeriti potpis suca i pečat tog suda kod Ministarstva pravosuđa i uprave Republike Hrvatske na adresi: Ulica grada Vukovara 49, 10 000 ZAGREB

3. nakon nadovjere kod Ministarstva pravosuđa i uprave Republike Hrvatske potrebno je u sljedećem koraku nadovjeriti potpis službenika i pečat navedenog Ministarstva kod Ministarstva vanjskih i europskih poslova Republike Hrvatske na adresi: Petretićev trg 2, 10 000 ZAGREB,

4. konačno potpis službenika i pečat Ministarstva vanjskih i europskih poslova Republike Hrvatske potrebno je nadovjeriti kod, za Republiku Hrvatsku nadležnog, diplomatsko-konzularnog predstavništva one države u kojoj se takva isprava namjerava upotrijebiti.

 
II: Postupak legalizacije isprava sukladno odredbama Haške konvencije o ukidanju potrebe legalizacije stranih javnih isprava od 05. listopada 1961. ("Narodne novine" - Međunarodni ugovori, broj: 4/94)  - legalizacija potvrdom Apostille; 
 

1. Nakon izvršene ovjere potpisa kod javnog bilježnika (punomoći, preslike,...), ovjere izdane isprave od strane nadležnog tijela Republike Hrvatske (matični uredi, fakulteti,...) ili ovjere prijevoda od strane sudskog tumača potrebno je takve isprave nadovjeriti potvrdom „Apostille“ kod mjesno nadležnog općinskog suda u Republici Hrvatskoj kod kojeg  je deponiran potpis službenika/ovlaštene osobe koja je ispravu ovjerila svojim potpisom i pečatom tog tijela,

2. tako nadovjerene isprave potvrdom Apostille mogu se koristiti u bilo kojoj državi potpisnici spomenute Haške konvencije iz 1961. godine te za njih nije potrebna daljnja nadovjera.

 
Sve navedeno potrebno je obaviti osobno na zahtjev kod svakog nadležnog tijela, a ukoliko ste spriječeni, isprave možete povjeriti nekome od srodnika ili vašoj osobi od povjerenja koja će zatražiti i ishoditi za vas ovjeru od suda.
  

III. Postupak legalizacije isprava obuhvaćenih Uredbom (EU) 2016/1191 Europskog parlamenta i Vijeća od 6. srpnja 2016. o promicanju slobodnog kretanja građana pojednostavnjenjem zahtjevâ za predočavanje određenih javnih isprava u Europskoj uniji i o izmjeni Uredbe (EU) br. 1024/2012; - samo za države članice Europske unije 
Isprave koje su obuhvaćene ovom Uredbom te navedene u izjavi Republike Hrvatske u polju primjene Uredbe su sljedeće:
 

• rodni list
• smrtni list
• vjenčani list
• potvrda o slobodnom bračnom stanju
• potvrda o životnom partnerstvu
• uvjerenje o prebivalištu i/ili boravištu
• potvrda o nepostojanju kaznene evidencije

 
Isprave se izdaju u nadležnim tijelima te za njih nije potrebno dodatna legalizacija od općinskog suda Republike Hrvatske radi uporabe istih na području Europske unije, npr.: da se isprava sa matičnog ureda nosi na općinski sud radi bilo kakve ovjere.
 
Važna napomena za izvadke iz matičnih knjiga, npr. izvadak iz matične knjige rođenih nije jednak npr. rodnom listu te izvadci nisu obuhvaćeni ovom Uredbom, za njih vrijedi legalizacija kao i za sve ostale isprave.
 
Za svaku navedenu ispravu sukladno Uredbi stranka može od nadležnog tijela koje izdaje tu ispravu zatražiti izdavanje i višejezičnog obrasca na jeziku one države članice Europske unije u kojoj se isprava želi upotrijebiti, a izdavanjem tog obrasca više nije potrebno obavljati prijevod takve isprave kod sudskog tumača na službeni jezik te države.
 
Uredba se primjenjuje na sve države članice Europske unije, a sve dodatne informacije mogu se pronaći na poveznici. 
 
IV: Troškovi 
 

1. Za postupak legalizacije (puna legalizacija ili potvrda Apostille) isprava pred općinskim sudom platit ćete pristojbe:

• za svaki izvornik isprave - 6,64 eura
• za svaki prijevod izvornika - 7,96 eura

2. Za postupak legalizacije isprava u Ministarstvu pravosuđa i uprave od 1. rujna 2021. sukladno odredbama Uredbe o Tarifi upravnih pristojbi (NN 92/2021) ne plaća se pristojba.

3. Za postupak legalizacije isprava u Ministarstvu vanjskih i europskih poslova platit ćete pristojbu za svaku nadovjeru , u iznosu od 7,3 eura.

 
V. Popis država za koje nije potrebna nadovjera isprava Legalizacija odnosno nadovjera isprava neće vam biti potrebna za države s kojima Republika Hrvatska ima potpisane bilateralne ugovore o međunarodnoj pravnoj pomoći, a to su:
 

• Austrija
• Belgija *
• Bosna i Hercegovina
• Bugarska
• Crna Gora
• Češka
• Francuska
• Grčka **
• Italija ***
• Mađarska
• Sjeverna Makedonija
• Poljska
• Rumunjska
• Slovenija
• Slovačka ****
• Srbija
• Ruska Federacija
• Turska *****

 
* sukladno članku 10. Sporazuma o pravnoj pomoći u građanskim i trgovačkim stvarima između SFRJ i Kraljevine Belgije, Beograd, 24. rujna 1971. ("Narodne novine"  - Međunarodni ugovori, broj 11/97
- tekst Sporazuma objavljen je u Službenom listu SFRJ - Međunarodni ugovori broj 7/74 od 01. srpnja 1974.) navodi se oslobođenje za točno određene isprave i to na način:
„Član 10
Da bi se spisi ili isprave koje su sastavili, izdali ili ovjerovili sudovi jedne od dviju država mogli upotrijebiti u sudskim poslovima na teritoriju druge države, nije ih potrebno legalizirati ili na njih primijeniti koju sličnu formalnost ako su ovjerovljeni sudskim pečatom. To vrijedi i za spise ili isprave koje je potpisao ovlašteni sudski službenik, ako je njego potpis dovoljan prema zakonu države kojoj pripada sud.“, dok je u članku 1. Konvencije o izdavanju izvoda iz matičnih knjiga i oslobođenju od legalizacije od 24. rujna 1971. ("Narodne novine" - Međunarodni ugovori, broj 11/97 - tekst Konvencije objavljen u Službenom listu SFRJ -broj 55/1972) navedeno kako se oslobođenje od daljnje nadovjere odnosi na: izvatke iz matične knjige rođenih, isprave o prijavljivanju mrtvorođenog djeteta, isprave o dobrovoljnom priznanju ili sudske odluke o utvrđivanju vanbračnog očinstva, izvadci iz matične knjige vjenčanih, izvadci iz matične knjige umrlih, isprave ili odluke o građanskom stavnju: - rastava, posvojenje, pozakonjenje posvojenjem i itd.
 
** sukladno odredbi članka 29. Konvencije između FNRJ i Kraljevine Grčke o uzajamnim pravnim odnosima, Atena, 18. lipnja 1959. ("Narodne novine" - Međunarodni ugovori, broj 4/96 - tekst Konvencije objavljen u Službenom listu FNRJ - Dodatak: Međunarodni ugovori i drugi sporazumi, broj 7/60) pojam javne isprave je određen uže odnosno odnosi se samo na isprave sastavljene i izdane od strane „sudskih organa“ kao i „administrativnih organa“.
 
*** sukladno članku 19., 20., i 21. Konvencije između FNRJ i Talijanske Republike o uzajamnoj pravnoj pomoći u građanskim i upravnim stvarima od 3. prosinca 1960. godine (- tekst Konvencije objavljen je u Službenom listu FNRJ - Dodatak, broj 5/63 - opća sukcesija) oslobođene od legalizacije su samo određene isprave;
„Član 19.
Pod aktom o građanskom stanju u smislu gornjih
članova 17. i 18. treba razumeti:
1) akta o rođenju;
2) izjave o rođenju mrtvorođenog deteta;
3) akta o usvojenju vanbračne dece, koje sastavljaju matičari;
4) akta o venčanju;
5) akta o smrti;
6) upisivanje u akta o građanskom stanju presuda ili odluka o razvodu braka, o odvojenom životu, o
ništavosti ili poništenju braka;
7) upisivanje u akta o građanskom stanju naredaba, presuda ili odluka o građanskom stanju;
8) izjave o slobodnom bračnom stanju;
9) izjave nadležnih vlasti jedne strane ugovornice kojima se tvrdi da ne postoje smetnje za sklapanje braka nekog državljanina te strane na teritoriji druge strane.
 
Član 20.
Dole navedena dokumenta koja sastave vlasti dveju strana ugovornica primaće se, bez legalizacije, kao dokazno sredstvo, dok se ne dokaže suprotno, na odgovarajućoj teritoriji tih strana:
1) otpravci akata o građanskom stanju nabrojanih u gornjem članu 19;
2) otpravci rešenja, naredaba, presuda, odluka i druga sudska akta nadležnih vlasti dve zemlje;
3) pismene izjave i sudska dokumenta upisana ili deponovana kod tih vlasti;
4) beležnička akta;
5) uverenja o životu uživalaca doživotnih penzija;
6) prepisi i prevodi dokumenata navedenih u gornjim, tačkama l do 5, ako su overeni kod nadležnih
vlasti.
 
Član 21.
Dokumenta nabrojana u gornjem članu 20. treba da nose potpis i službeni pečat vlasti koja je ovlašćena da ih izdaje i, kad se radi o otpravcima, da budu overena od pomenute vlasti. U svakom slučaju ona će biti po sadržini tako sačinjena da se vidi njihova autentičnost.“
 
**** Ministarstvo pravosuđa Slovačke Republike, notom od od 29. travnja 2013. godine, broj 25336/2013/81-40620, suzilo je primjenu odredbe članka 15. Ugovora između SFRJ i Čehoslovačke o reguliranju pravnih odnosa u građanskim, obiteljskim i kaznenim stvarima od 20. siječanj 1964. godine ("Narodne novine" - Međunarodni ugovori, broj 11/97 - tekst Ugovora je objavljen u SL SFRJ: Dodatak - Međunarodni ugovori i drugi sporazumi, br. 13/64) koja glasi:
(„Član 15.
I s p r a v e
(1) Isprave koje je izdao ili overio nadležni organ jedne strane ugovornice, a snabdevene su službenim pečatom i potpisom, mogu se upotrebiti na teritoriji druge strane ugovornice bez daljeg overavanja. Ovo se odnosi i na prepise ili prevode isprava koje je overio nadležni organ.
(2) Isprave koje se na teritoriji jedne strane ugovornice smatraju javnim ispravama, imaju i na teritoriji druge strane ugovornice dokaznu snagu javne isprave.“)
i to na način da navedeni članak obuhvaća oslobođenje od legalizacije samo ako su isprave izdane od strane onih tijela koja postupaju u stvarima obuhvaćenim bilateralnim ugovorom, odnosno tijelima koja postupaju u građanskim, obiteljskim i kaznenim stvarima (pravosudna tijela).
Prema istom očitovanju, isprave koje proizlaze izvan okvira pravosudnih tijela, npr. isprave koje se podnose u upravnim stvarima za primjenu u upravnim postupcima pred nadležnim tijelima Slovačke Republike kao i za privatne isprave (npr. punomoć ovjerenu od javnog bilježnika) potrebna je  nadovjera potvrdom Apostille.
 
***** prema zaprimljenim obavijestima stranaka u nekoliko postupaka vezanih za oslobođenje od legalizacije temeljem Ugovora između Republike Hrvatske i Republike Turske o pravnoj pomoći u građanskim i trgovačkim stvarima, potpisan u Ankari 10. veljače 1999. godine ("Narodne novine" - Međunarodni ugovori, broj 15/2000) postojale su od strane nadležnih tijela Republike Turske izvjesne poteškoće, stoga je prilikom pozivanja na ovaj Ugovor potreban oprez i prethodno pribavljanje informacije od strane nadležnog tijela Republike Turske oko točne primjene za određenu potrebu, a obzirom na to, opreza radi, predlaže se, radi dodatne sigurnosti, provođenje legalizacije isprava potvrdom Apostille.
 
VI. Popis država za koje je potrebna nadovjera isprava potvrdom Apostille (nazivi država su na hrvatskom jeziku): 
 

• Albanija
• Andora
• Antigua i Barbuda
• Argentina
• Armenija
• Australija
• Azerbajdžan
• Bahami
• Bahrein
• Barbados
• Belgija
• Belize
• Bjelorusija
• Bocvana
• Bolivija
• Brazil
• Brunej Darussalam
• Burundi
• Cipar
• Čile
• Danska
• Dominika
• Dominikanska Republika
• Ekvador
• El Salvador
• Estonija
• Fidži
• Filipini
• Finska
• Grčka
• Grenada
• Gruzija
• Gvatemala
• Gvajana
• Honduras
• Hong Kong
• Hrvatska
• Indija
• Indonezija 
• Irska
• Island
• Italija
• Izrael
• Jamajka
• Japan
• Južna Afrika
• Kabo Verde
• Kazahstan
• Kirgistan
• Kolumbija
• Koreja
• Kosovo
• Kostarika
• Kukovi otoci
• Latvija
• Lesoto
• Liberija
• Lihtenštajn
• Litva
• Luksemburg
• Makao
• Malavi
• Malta
• Maroko
• Maršalovi otoci
• Mauricius
• Meksiko
• Moldova
• Monako
• Mongolija
• Namibija
• Nikaragva
• Niue
• Nizozemska
• Norveška
• Novi Zeland
• Njemačka
• Oman
• Palau
• Panama
• Paragvaj
• Peru
• Portugal
• Samoa
• San Marino
• Saudijska Arabija - od 7. prosinca 2022.
• Sejšeli
• Singapur 
• Sjedinjene Američke Države
• Slovačka
• Surinam
• Svazi
• Sveti Kristofor i Nevis
• Sveta Lucija
• Sveti Toma i Prinsipe
• Sveti Vincent i Grenadini
• Španjolska
• Švedska
• Švicarska
• Tadžikistan
• Tonga
• Trinidad i Tobago
• Tunis
• Turska
• Ujedinjeno Kraljevstvo Velike Britanije i Sjeverne Irske
• Ukrajina
• Urugvaj
• Uzbekistan
• Vanuatu
• Venezuela 

VII. Dodatne informacije:

Prilikom kontakata sa strankama prijavljeno nam je da određene države, odnosno nadležna tijela tih država, odbijaju izdavati potvrdu Apostille na zahtjev stranke ukoliko ta država sa Republikom Hrvatskom ima na snazi bilateralni ugovor koji isključuje legalizaciju isprava, međutim navodimo da je sukladno članku 5. Haške konvencije o ukidanju potrebe legalizacije stranih javnih isprava od 05. listopada 1961. ("Narodne novine" - Međunarodni ugovori, broj: 4/94) propisano da se potvrda Apostille izdaje na „molbu“ odnosno zahtjev stranke, stoga nadležno tijelo države izdavanja ne može odbiti provođenje nadovjere takve isprave potvrdom Apostille ukoliko su zadovoljeni uvjeti za nadovjeru propisani tom Konvencijom.