Pravilnik o zaštiti i obradi arhivskog i registraturnoga gradiva

PRAVILNIK

o zaštiti i obradi arhivskog i registraturnoga gradiva

Članak 1.

Ovim se pravilnikom o zaštiti i obradi arhivskog i registraturnoga gradiva (u daljnjem tekstu: pravilnik) uređuje prikupljanje, odlaganje, način i uvjeti čuvanja, obrada, odabiranje i izlučivanje, korištenje i zaštita arhivskog i registraturnoga gradiva koje je nastalo, zaprimljeno ili se koristi u obavljanju poslova iz djelokruga tijela Grada Zagreba i njegovih prednika i predaja gradiva nadležnom arhivu.

Sastavni dio ovoga pravilnika je Poseban popis arhivskog i registraturnoga gradiva Grada Zagreba s rokovima čuvanja (u daljnjem tekstu: Poseban popis) koji obuhvaća cjelokupno arhivsko i registraturno gradivo koje nastaje u njegovu poslovanju.

Članak 2.

Tijela Grada Zagreba su stvaratelji i imatelji javnoga arhivskog i registraturnoga gradiva.

Odgovorne osobe za cjelokupno arhivsko i registraturno gradivo su čelnici gradskih upravnih tijela u kojima se čuva arhivsko i registraturno gradivo.

Nadzor nad zaštitom cjelokupnoga arhivskog i registraturnoga gradiva tijela Grada Zagreba obavlja Državni arhiv u Zagrebu.

Članak 3.

Temeljni pojmovi u smislu ovoga pravilnika:

1. Arhivsko gradivo su zapisi ili dokumenti koji su nastali u obavljanju djelatnosti tijela Grada Zagreba, a od trajnog su značenja za kulturu, povijest i druge znanosti bez obzira na mjesto i vrijeme nastanka i neovisno o obliku i nosaču na kojem su sačuvani.

2. Zapisi ili dokumenti su osobito: spisi, isprave, pomoćne uredske i poslovne knjige, kartoteke, karte, nacrti, crteži, plakati, tiskanice, slikopisi, pokretne slike (filmovi i videozapisi), zvučni zapisi, mikrooblici, strojno čitljivi zapisi, datoteke, a uključuju i programe i pomagala za njihovo korištenje.

3. Registraturno gradivo jest cjelina zapisa ili dokumenata što su nastali ili primljeni djelovanjem i radom tijela Grada Zagreba.

4. Arhivska jedinica gradiva jest najmanja logičko-sadržajna jedinica organizacije gradiva (predmet, dosje, spis, periodički definirani upisnik, zapisnik i sl.).

5. Arhivska knjiga je evidencija ulaska gradiva u pismohranu prema vrstama i količinama.

6. Odabiranje arhivskog gradiva je postupak kojim se iz registraturnoga gradiva, na temelju utvrđenih propisa, odabire arhivsko gradivo za trajno čuvanje.

7. Izlučivanje je postupak kojim se iz neke cjeline gradiva izdvajaju jedinice utvrđeni rok čuvanja kojih je istekao.

8. Konvencionalno gradivo je gradivo za isčitavanje kojega nisu potrebni posebni uređaji.

9. Nekonvencionalno gradivo je gradivo za iščitavanje kojega su potrebni posebni uređaji, a može biti na optičko-magnetskim medijima, na mikrofilmu ili na CD-u..

10. Poseban popis je popis jedinica gradiva organiziran prema sadržajnim cjelinama (upravnim područjima tijela Grada Zagreba), s označenim rokovima čuvanja za svaku jedinicu gradiva.

11. Tehnička jedinica gradiva je jedinica fizičke organizacije gradiva (svežanj, kutija, knjiga, fascikl, mapa, mikrofilmska rola, magnetska traka, CD i sl.).

12. Pismohrana je ustrojstvena jedinica u kojoj se odlaže i čuva arhivsko, odnosno registraturno gradivo do predaje Državnom arhivu u Zagrebu.

Konvencionalno gradivo čuva se u sljedećim gradskim upravnim tijelima:

- Gradskom uredu za opću upravu u kojemu je ustrojen Odsjek za poslove pismohrane koji ima uže ustrojstvene jedinice, Pododsjek za poslove središnje pismohrane i Pododsjek za poslove pismohrane u područnim uredima;

- Stručnoj službi Gradskog poglavarstva;

- Gradskom uredu za katastar i geodetske poslove;

- Gradskom zavodu za prostorno uređenje;

- Gradskom zavodu za zaštitu spomenika kulture i prirode.

Nekonvencionalno se gradivo čuva u nadležnom upravnom tijelu Grada Zagreba zaduženom za poslove informatizacije i pravnoj osobi kojoj je povjereno obavljanje tih poslova.

13. Osoba zadužena za pismohranu je osoba koja neposredno obavlja poslove pismohrane.

14. Zbirna evidencija gradiva je popis jedinica cjelokupnoga gradiva u posjedu tijela Grada Zagreba, bez obzira na mjesto čuvanja, koji je organiziran prema sadržajnim (dokumentacijskim) cjelinama.

15. Pisarnica je posebno organizirana služba u kojoj se obavljaju uredski poslovi (prijem i pregled akata, upisivanje akata, dostava akata u rad, administrativno-tehnička obrada akata, otprema akata, razvođenje akata i dostava u pismohranu).

16. Primarno nadležno upravno tijelo je stvaratelj ili ustrojstvena jedinica stvaratelja gradiva koja je nadležna za obavljanje određene funkcije ili djelatnosti i radom kojeg nastaje gradivo koje sustavno i pouzdano dokumentira tu funkciju ili djelatnost.

Članak 4.

Arhivsko gradivo nastalo tijekom rada i poslovanja tijela Grada Zagreba predstavlja jednu cjelinu i, u pravilu, ne može se dijeliti.

Registraturno gradivo može se dijeliti ili spajati zbog promjene unutarnjeg ustroja stvaranja, prenošenja dijela ili svih poslova na drugog stvaratelja i zbog preuzimanja dijela ili svih poslova drugog stvaratelja, a sve uz prethodno pribavljeno mišljenje Državnog arhiva u Zagrebu.

II. NAČIN VOĐENJA UREDSKOG POSLOVANJA

Članak 5.

Tijela Grada Zagreba vode uredsko poslovanje prema posebnim propisima što se odnose na uredsko poslovanje tijela jedinica lokalne i područne (regionalne) samouprave.

Uredsko poslovanje temelji se na načelu zatvorenoga dokumentacijskog ciklusa koji obuhvaća primanje i pregled akata, upisivanje akata u osnovnu evidenciju, dostavu akata u rad, administrativno-tehničku obradu akata, otpremu akata, razvođenje i odlaganje akata u pismohranu i njihovo čuvanje.

Članak 6.

Plan klasifikacijskih oznaka za svaku godinu donosi čelnik upravnog tijela nadležnog za opću upravu.

Članak 7.

Službenici gradskih upravnih tijela dužni su dovršene predmete vratiti pisarnici radi razvođenja u odgovarajućim rubrikama urudžbenog zapisnika i upisnika.

Dovršeni predmeti razvode se u odgovarajućim rubrikama urudžbenog zapisnika i dostavljaju po klasifikacijskim oznakama pismohrani.

III. OBVEZE STVARATELJA I IMATELJA JAVNOGA ARHIVSKOG I REGISTRATURNOGA GRADIVA

Članak 8.

Tijela Grada Zagreba kao stvaratelji i imatelji javnoga arhivskog i registraturnoga gradiva dužna su:

- savjesno čuvati gradivo u sređenom stanju i osigurati ga od oštećenja do predaje Državnom arhivu u Zagrebu, a na zahtjev Državnog arhiva u Zagrebu dostavljati popis gradiva i javljati sve nastale promjene,

- pribavljati mišljenje Državnog arhiva u Zagrebu prije poduzimanja mjera koje se odnose na gradivo;

- redovito odabirati arhivsko gradivo iz registraturnoga gradiva i redovito periodički izlučivati gradivo kojemu su istekli rokovi čuvanja;

- omogućiti ovlaštenim djelatnicima Državnog arhiva u Zagrebu obavljanje stručnog nadzora nad čuvanjem gradiva.

Tijela Grada Zagreba dužna su izvijestiti Državni arhiv u Zagrebu o svakoj promjeni statusa i ustroja radi davanja mišljenja o postupanju s arhivskim i registraturnim gradivom.

IV. NAČIN IZRADE, OBRADE I RUKOVANJA PREDMETIMA I DOKUMENTACIJOM U OBRADI, NAČIN I ROKOVI INTERNE PRIMOPREDAJE

Članak 9.

Konvencionalno i nekonvencionalno gradivo, osim elektroničkih zapisa, prikuplja se, zaprima, obrađuje, evidentira, odabire i izlučuje, te osigurava od oštećenja, uništenja i zagubljenja u pismohrani.

Izvan pismohrane čuva se računovodstvena i knjigovodstvena dokumentacija, temeljni spisi koji se vode uz državne matice i knjigu državljana, personalni dosjei zaposlenika, zbirke isprava udruga, dosjei korisnika prava sa statusom hrvatskih branitelja iz Domovinskog rata i članova njihovih obitelji, radne knjižice u pohrani, registarski ulošci za obrtnike, dokumentacija vezana uz obranu, zaštitu i spašavanje.

Ustrojstvena jedinica koja posjeduje gradivo iz stavka 2. ovoga članka, koja čuva ili obrađuje neku cjelinu gradiva izvan pismohrane dužna je to gradivo evidentirati te pismohrani redovito dostavljati, najkasnije do kraja travnja tekuće godine, podatke o jedinicama gradiva koje posjeduje, a radi upisa u zbirnu evidenciju iz članka 11. ovoga pravilnika i provođenja postupka odabiranja i izlučivanja.

V. NAČIN VOĐENJA UREDSKIH EVIDENCIJA I DRUGIH EVIDENCIJA O GRADIVU

Članak 10.

U okviru uredovanja pismohrane vodi se:

1. Arhivska knjiga kao knjiga evidencije ulaska arhivskog i registraturnoga gradiva u arhivu;

2. Zbirna evidencija o gradivu organizirana kao popis arhivskih jedinica gradiva unutar sadržajnih cjelina, kao opći inventarni pregled cjelokupnoga arhivskog i registraturnoga gradiva koje je, prema bilo kojoj osnovi, u posjedu tijela Grada Zagreba. Sva gradska upravna tijela dužna su dostaviti Gradskom uredu za opću upravu zbirnu evidenciju o gradivu, najkasnije do kraja travnja tekuće godine.

Članak 11.

Arhivska knjiga ima funkciju sumarnog popisa arhivskog i registraturnoga gradiva odloženog u pismohrani.

Upis arhivskog i registraturnoga gradiva iz prethodne godine vrši se najkasnije do travnja tekuće godine.

U Arhivsku knjigu upisuje se i gradivo iz članka 10. ovoga pravilnika koje je zadržano u pojedinim ustrojstvenim jedinicama.

Redni brojevi upisa u arhivsku knjigu teku kontinuirano, bez obzira na godište i vrstu gradiva, a pojedine se rubrike popunjavaju na način utvrđen zakonom.

Zbirna evidencija sadrži: redni broj, oznaku, naziv, sadržaj, vrijeme nastanka, količinu, nosač, rok čuvanja i napomenu.

Prijepis (preslika) Zbirne evidencije sa stanjem na zadnji dan prethodne godine dostavlja se Državnom arhivu u Zagrebu redovito, jednom godišnje.

VI. TEHNIČKO OPREMANJE, OZNAČAVANJE I ODLAGANJE GRADIVA

1. Konvencionalno gradivo

Članak 12.

Konvencionalno gradivo je gradivo za iščitavanje kojega nisu potrebni posebni uređaji.

Riješeni predmeti i dovršeni spisi stavljaju se u tehničke jedinice (određene omote, fascikle, registratore, arhivske kutije, svežnjeve, uveze ili arhivske mape).

U ustrojstvenoj jedinici u kojoj je gradivo nastalo čuva se najviše dvije godine od završetka predmeta. Nakon toga roka gradivo se obvezno predaje u pismohranu, osim u slučaju iz članka 10. ovoga pravilnika.

Čelnik ustrojstvene jedinice odgovoran je za arhivsko i registraturno gradivo koje nastaje na njegovu poslovnom području od trenutka zaprimanja i obrade do predaje pismohrani na daljnje čuvanje.

Svaki je službenik odgovoran za gradivo za koje je zadužen u pogledu sadržaja podataka, pravodobne obrade, te ukupnog stanja predmeta kojim raspolaže.

Svaki službenik koji je zadužen za gradivo do predaje u pismohranu, dužan ga je tijekom godine odlagati prema utvrđenom planu koji odgovara naravi posla, te ga svrstavati u odgovarajuće arhivske jedinice, a na svakoj arhivskoj jedinici ispisati naziv ustrojstvene jedinice, godinu nastanka gradiva, naziv i vrstu gradiva, raspon brojeva predmeta i rok čuvanja gradiva.

Članak 13.

Arhivsko i registraturno gradivo predaje se u pismohranu u sređenom stanju u tehnički oblikovanim i označenim arhivskim jedinicama.

Gradivo iz stavka 1. ovoga članka predaje se pismohrani internom dostavnom knjigom ili uz popis (primopredajni zapisnik) koji potpisuju ovlašteni službenik i službenik u pismohrani.

Službenik u pismohrani dužan je pregledati preuzeto gradivo i provjeriti točnost upisanih podataka.

Članak 14.

Nakon prijema i obrade arhivskog i registraturnoga gradiva na način propisan odredbama ovoga pravilnika, gradivo se raspoređuje u odgovarajućim prostorijama pismohrane na police, odnosno u ormare.

Arhivsko i registraturno gradivo u pismohrani razvrstava se prema sadržajnim cjelinama, vremenu nastanka, vrstama gradiva i rokovima čuvanja.

Gradivo određenog stupnja tajnosti čuva se u zaključanim metalnim ormarima (kasama).

2. Nekonvencionalno gradivo

Članak 15.

Nekonvencionalno gradivo je gradivo za iščitavanje kojega su potrebni posebni uređaji, a može biti na optičko-magnetskim medijima, na mikrofilmu ili na CD-u.

Nekonvencionalno gradivo, osim elektroničkih zapisa, prikuplja se, obrađuje i čuva na način utvrđen člancima 12.-14. ovog pravilnika.

Članak 16.

Elektronički zapisi obuhvaćaju:

- elektroničke isprave (dokumente) izrađene pomoću računala i drugih elektroničkih uređaja sa svojstvima definiranima zakonom;

- podatke evidentirane u elektroničkim bazama podataka na osnovi kojih se, preko informacijskog sustava, stvaraju konvencionalni dokumenti;

- elektroničke kopije dokumenata nastale postupkom digitalizacije konvencionalnih dokumenata.

Članak 17.

Elektronički zapisi čuvaju se na medijima koji omogućavaju trajnost zapisa za utvrđeno vrijeme čuvanja i čine Pismohranu elektroničkih zapisa.

Pismohrana elektroničkih zapisa mora osigurati:

- da se elektroničke isprave čuvaju u obliku u kojem su izrađene, otpremljene, primljene i pohranjene i koji materijalno ne mijenja informaciju, odnosno sadržaj isprava;

- da su elektroničke isprave u čitljivom obliku za cijelo vrijeme čuvanja dostupne osobama koje imaju pravo pristupa tim ispravama;

- da se čuvaju podaci o elektroničkim potpisima kojima su elektroničke isprave potpisane i podaci za ovjeru tih elektroničkih potpisa;

- da su elektroničke isprave pohranjene u takvom obliku i pomoću takve tehnologije i postupaka koji, uz ugrađene elektroničke potpise, pružaju razumno jamstvo za njihovu vjerodostojnost i cjelovitost za cijelo vrijeme čuvanja;

- da je za svaku elektroničku ispravu moguće vjerodostojno utvrditi podrijetlo, stvaratelja, vrijeme, način i oblik u kojem je zaprimljena u sustav na čuvanje;

- da su elektroničke isprave pohranjene u takvom obliku i pomoću takve tehnologije i postupaka koji pružaju razumno jamstvo da ne mogu biti mijenjane i da se ne mogu neovlašteno brisati;

- da postupci održavanja i zamjene medija za pohranu elektroničkih isprava ne narušavaju cjelovitost i nepovredivost elektroničkih isprava;

- da se elektroničke isprave mogu sigurno, pouzdano i vjerodostojno zadržati u razdoblju koje je utvrđeno zakonom ili drugim propisima kojima se uređuju obveze čuvanja odgovarajućih isprava na papiru.

Podaci evidentirani u elektroničkim bazama podataka i elektroničke kopije dokumenata nastale postupkom digitalizacije konvencionalnih dokumenata čuvaju se na način koji ih osigurava od neovlaštenog pristupa, brisanja, mijenjanja ili gubitaka, sukladno važećim standardima, te dobroj praksi upravljanja i zaštite informacijskih sustava.

Postupci izrade sigurnosnih kopija i obnove podataka trebaju biti takvi da omoguće sigurnu i cjelovitu obnovu podataka u kratkom roku.

Elektronički zapisi arhiviraju se i čuvaju na način da je iz njih moguće obnoviti podatke i da se osigurava mogućnost njihova pregledavanja i korištenja u slučaju gubitka ili oštećenja podataka u računalnom sustavu u kojem se obavlja pohrana i obrada zapisa kao i oštećenja ili uništenja infrastrukture koja omogućava korištenje podataka.

Cjelovitost, čitljivost i ispravnost arhivskih kopija elektroničkih zapisa redovito se provjerava u skladu s deklariranom vrijednošću vijeka trajanja i od proizvođača deklariranim uvjetima čuvanja medija na kojemu su arhivske kopije pohranjene. Prije isteka deklariranih vrijednosti presnimavaju se na nove medije.

Članak 18.

Za Pismohranu elektroničkih zapisa, u skladu s ovim pravilnikom, odgovoran je čelnik upravnog tijela zaduženog za obavljanje poslova informatike i komunikacija.

VII. MJESTO, UVJETI I NAČIN ČUVANJA ARHIVSKOGA GRADIVA

Članak 19.

Tijela Grada Zagreba dužna su osigurati primjeren prostor i opremu za smještaj i zaštitu arhivskog i registraturnoga gradiva.

Materijalna (fizičko-tehnička) zaštita arhivskog i registraturnoga gradiva obuhvaća fizičko-tehničku zaštitu od oštećenja, uništenja ili nestanka.

Materijalna zaštita osigurava se:

- obaveznim zaključavanjem prostorija pismohrane, zatvaranjem prozora i isključivanjem strujnog toka kada se u spremištu ne radi;

- redovitim otprašivanjem spremišta i odloženog gradiva te prozračivanjem prostorija;

- održavanjem odgovarajuće temperature (12-18°C) i vlažnosti (50-70%);

- redovitim otklanjanjem nedostataka koji bi mogli dovesti do oštećenja gradiva.

Članak 20.

Odgovarajućim prostorom za pohranu arhivskog i registraturnoga gradiva smatraju se prostorije koje su suhe, prozračne, osigurane od požara, udaljene od mjesta otvorenog plamena i od prostorije u kojima se čuvaju lakozapaljive tvari, bez vodovodnih, kanalizacijskih, plinskih i električnih instalacija, te razvodnih vodova i uređaja centralnog grijanja bez odgovarajuće zaštite, te zaštićene od nadzemnih i podzemnih voda.

Sve instalacije moraju uvijek biti ispravne i pod nadzorom.

U prostorijama pismohrane zabranjeno je pušenje.

Članak 21.

Prostorije pismohrane moraju imati odgovarajući inventar kao što su police, ormari, ljestve, stol i sl.

Prostorije moraju biti osigurane valjanim uređajima za sigurno zatvaranje vrata te opremljene odgovarajućim brojem protupožarnih aparata na prah.

Članak 22.

Pristup u pismohranu dopušten je samo osobi odgovornoj za rad pismohrane, odnosno službeniku u pismohrani.

Brigu o uređivanju pismohrane te nadzor nad radom u pismohrani provodi odgovorna osoba ustrojstvene jedinice u kojoj se nalazi pismohrana.

VIII. NAČIN KORIŠTENJA ARHIVSKOG GRADIVA

Članak 23.

Korištenje gradiva odobrava osoba odgovorna za rad pismohrane, odnosno službenik u pismohrani.

Arhivsko i registraturno gradivo može se koristiti u prostorijama pismohrane samo uz nazočnost odgovorne osobe za rad pismohrane, odnosno službenika zaduženog za pismohranu.

Korištenje se ostvaruje neposrednim uvidom u traženo gradivo, izdavanjem preslika ili izdavanjem originala.

Svaki zahtjev za uvid u gradivo ili izdavanje preslike gradiva potrebno je evidentirati u urudžbenom zapisniku.

Arhivsko i registraturno gradivo može se izdati na privremeno korištenje samo uz odgovarajuću potvrdu i obvezni upis u evidenciju posudbe gradiva koja se vodi u elektroničkom obliku.

Članak 24.

Osoba koja je preuzela gradivo na korištenje dužna ga je vratiti u roku naznačenom u potvrdi.

Potvrda se izdaje u dva primjerka. Jedan primjerak potvrde ostavlja se na mjestu na kojem je gradivo izdvojeno, a drugi primjerak uzima službenik u pismohrani.

Nakon korištenja gradivo se obvezno vraća na mjesto odakle je uzeto, a potvrda se poništava.

Članak 25.

Izdavanje arhivskog i registraturnoga gradiva za vanjske korisnike koji na temelju zakona i drugih propisa imaju pravo uvida u informacije sadržane u gradivu, obavlja se na temelju pisane molbe tražitelja.

Korištenje gradiva može se uskratiti u slučajevima koje propisuje zakon.

Članak 26.

Potkraj svake godine, odnosno prije godišnjeg ulaganja novoga gradiva u pismohranu, službenik u pismohrani provjerava je li gradivo posuđeno tijekom godine vraćeno u pismohranu.

Utvrdi li se da posuđeno gradivo nije vraćeno u pismohranu, službenik u pismohrani zatražit će povrat gradiva. Ako korisnik gradiva posuđeno gradivo treba i u sljedećoj godini, to će se pisano utvrditi, uz potpis korisnika gradiva i službenika u pismohrani.

IX. ROKOVI I POSTUPAK VREDNOVANJA I IZLUČIVANJA GRADIVA TE POSTUPAK UNIŠTAVANJA IZLUČENOGA GRADIVA

Članak 27.

Redovito, a najkasnije pet godina od zadnjega provedenog postupka, obavlja se odabiranje arhivskog i izlučivanje onog dijela registraturnoga gradiva kojem je, prema utvrđenim propisima, prošao rok čuvanja kako bi se u pismohrani pravodobno oslobodio prostor za odlaganje novog gradiva.

Odabiranje arhivskog i izlučivanje registraturnoga gradiva obavlja se samo ako je gradivo sređeno i popisano na način propisan odredbama ovoga pravilnika.

Odabiranje arhivskog i izlučivanje registraturnoga gradiva obavlja se na temelju zakona i Posebnog popisa iz članka 1. stavka 2. ovoga pravilnika.

Članak 28.

Rokovi čuvanja navedeni u Posebnom popisu iz članka 1. stavka 2. ovoga pravilnika računaju se od:

- godine nastanka, osnivanja, pohađanja ili polaganja ispita;

- dana usvajanja financijskog rješenja (za računovodstvenu dokumentaciju);

- godine prestanka ugovornih i drugih obveza.

Članak 29.

Postupak za izlučivanje registraturnoga gradiva pokreće čelnik gradskoga upravnog tijela u kojemu se čuva arhivsko i registraturno gradivo.

Odgovorna osoba iz stavka 1. ovoga članka imenuje tročlano povjerenstvo koje zajedno sa zaduženom osobom pismohrane, obavlja poslove u svezi s izlučivanjem.

Prema potrebi, u pripremi izlučivanja može sudjelovati i stručni djelatnik Državnog arhiva u Zagrebu.

Članak 30.

Zahtjev za izlučivanje gradiva kojemu se prilaže Popis gradiva predloženoga za izlučivanje, a koji su potpisali članovi Povjerenstva, dostavlja se Državnom arhivu u Zagrebu.

Popis gradiva za izlučivanje mora sadržavati: naziv stvaratelja gradiva, ustrojstvenu jedinicu u kojoj je gradivo nastalo, jasan i točan naziv vrste gradiva koje će se izlučivati, starost gradiva (vrijeme nastanka) i količinu gradiva (izraženu brojem svežnjeva, registratora, knjiga i sl.).

Za svaku vrstu gradiva ukratko se obrazlaže razlog za izlučivanje i uništavanje (npr. istek roka čuvanja, nepotrebnost za daljnje poslovanje, statistički obrađeno i sl.).

Državni arhiv u Zagrebu izdaje rješenje kojim predloženo gradivo za izlučivanje može u cijelosti ili djelomično odobriti ili odbiti.

Članak 31.

Nakon primitka rješenja o odobrenju izlučivanja iz članka 30. ovoga pravilnika odgovorna osoba donosi odluku o izlučivanju kojom se utvrđuje način uništavanja dotičnoga gradiva.

O postupku uništavanja izlučenog gradiva sastavlja se zapisnik od kojega se jedan primjerak dostavlja Državnom arhivu u Zagrebu.

Članak 32.

Ako gradivo sadrži povjerljive podatke, uništavanje se obavezno provodi na način da podaci ne budu dostupni osobama koje nemaju pravo uvida u njih.

Članak 33.

Izlučivanje registraturnoga gradiva evidentirat će se u Arhivskoj knjizi, odnosno Zbirnoj evidenciji gradiva u arhivi, s naznakom broja i datuma rješenja Državnog arhiva u Zagrebu o odobrenju izlučivanja.

X. PREDAJA GRADIVA DRŽAVNOM ARHIVU U ZAGREBU

Članak 34.

Arhivsko gradivo Grada predaje se Državnom arhivu u Zagrebu na temelju zakona.

Arhivsko gradivo predaje se nakon provedenog odabiranja i izlučivanja, u izvorniku, sređeno i tehnički opremljeno, označeno, popisano i cjelovito za određeno vremensko razdoblje.

O predaji arhivskoga gradiva Državnom arhivu u Zagrebu sastavlja se zapisnik sastavni dio kojega je popis predanoga gradiva.

XI. ZADUŽENJA I ODGOVORNOSTI U RUKOVANJU, OBRADI I ZAŠTITI GRADIVA

Članak 35.

Stručne poslove na zaštiti arhivskog i registraturnoga gradiva u pismohrani obavljaju službenici raspoređeni sukladno unutarnjem ustroju gradskih upravnih tijela.

Članak 36.

Službenik u pismohrani mora imati najmanje srednju stručnu spremu, položen državni stručni ispit i položen stručni ispit za službenika u pismohrani, sukladno zakonu.

Ako službenik iz stavka 1. ovoga članka nema položen stručni ispit, dužan ga je položiti u roku od jedne godine od dana zasnivanja radnog odnosa.

Članak 37.

Službenik u pismohrani dužan je:

- preuzimati gradivo od unutarnjih ustrojstvenih jedinica, formirati tehničke jedinice, označiti ih potpunim oznakama i odložiti u spremišta;

- srediti i popisati gradivo;

- provoditi mjere materijalno-fizičke zaštite gradiva;

- odabirati arhivsko gradivo;

- izlučivati registraturno gradivo kojemu su prošli rokovi čuvanja;

- pripremati predaju arhivskog gradiva Državnom arhivu u Zagrebu;

- izdavati gradiva na korištenje te voditi evidenciju o tome.

Članak 38.

Službenik u pismohrani dužan je u svojem radu pridržavati se etičkog kodeksa struke:

- čuvati integritet gradiva i na taj način pružati jamstvo da ono predstavlja trajno i pouzdano svjedočanstvo prošlosti;

- dokumentirati svoje postupke pri obradi gradiva i opravdati ih;

- poštivati slobodu pristupa informacijama i propise u svezi s povjerljivošću podataka i zaštitom privatnosti i postupati unutar granica zakona i drugih propisa;

- ne služiti se svojim položajem za vlastitu ili bilo čiju neopravdanu korist;

- nastojati postići najbolju stručnu razinu sastavno i stalno obnavljajući svoje znanje s područja arhivistike i dijeliti s drugima rezultate svojih istraživanja i iskustava.

Članak 39.

Prigodom raspoređivanja na druge poslove ili prestanka radnog odnosa odgovorna osoba za rad pismohrane odnosno službenik u pismohrane, dužan je izvršiti primopredaju arhivskog i registraturnoga gradiva s osobom koja preuzima pismohranu.

XII. ZAVRŠNE ODREDBE

Članak 40.

Odgovorne osobe za cjelokupno arhivsko i registraturno gradivo nastalo u obavljanju poslova iz djelokruga tijela Grada Zagreba i njegovih prednika obvezne su postupati u skladu s odredbama ovoga pravilnika i drugim propisima kojima se uređuje arhivsko i registraturno gradivo i arhiva.

Članak 41.

Izmjene i dopune ovoga pravilnika donose se na način i prema postupku utvrđenom za njegovo donošenje.

Članak 42.

Na pitanja koja nisu uređena ovim pravilnikom odgovarajuće se primjenjuju posebni propisi što se odnose na uredsko poslovanje tijela jedinica lokalne i područne (regionalne) samouprave.

Članak 43.

Na ovaj pravilnik suglasnost daje Državni arhiv u Zagrebu.

Članak 44.

Ovaj će pravilnik biti objavljen u Službenom glasniku Grada Zagreba nakon pribavljene suglasnosti Državnog arhiva u Zagrebu, a stupa na snagu osmoga dana od dana objave.